1．外贸信函的概念

　　商贸英文书信在我国又称为外贸书信，它是指外贸公司（企业）及其人员在对外贸易活动中，与涉外企业及其人员之间相互往来的以商贸交往为内容的各种英文信件。广义上的商贸英文书信还包括电报、电传、明信片以及各种商务报告书、广告词等。商贸英文书信是外贸交往的重要工具，外贸人员不仅要懂得外贸英语，而且必须善于运用外贸英文与贸易伙伴进行书信交流。

　　与普通信件相比，商贸英文书信有其特殊的格式、固定的商业术语和特定的商业习惯用语。由于东西方文化的差异，它与中文书信在形式和内容上也都有很大的不同。因此，要写好商贸英文书信，除了要求撰写人精通英语，具有较高的商贸专业水平和政策、法律水平以外，还必须认真研究商贸英文书信的写作特点和技巧，即信封的写法和信内的信头、收信人名址、称呼、正文、结尾、签名等几大部分。

　　2．外贸信函的分类

　　外贸信函从功能、用途上可分为：建立商贸关系、寻求代理、查询信用、推销产品、询问报价、订购货物等数种。

　　3．外贸信函的结构

　　（1）信封。信封一定要写得准确、整洁，是写信封的基本要求。但英语和汉语在地址的写法上是截然不同的。

　　英文信封的基本格式是（美国式）：

　　THETENTHNATIONALBANK，Stamp

　　101WallStreet，

　　NEWYORK5．N．Y．，

　　U．S．viaairmail

　　Mr．Liming，

　　No363，RenminRoad，

　　ChongQing，630000

　　China

　　这是英文信封的通常写法。按照中文习惯，则是这样的：

　　630000

　　中国重庆人民路363号：贴邮票

　　李明先生收

　　美国纽约市第5邮区·华尔街101号第10国民银行寄

　　由上例可见，英文和中文信封写法的最明显的区别，是收寄信人的先后排列不同。英文信封是先在左上角写上寄信人的名址（这是美国式写法，英国式写法往往将寄信人名址写在信封的左下角。），在信封正中写上收信人名址。在名址的排列顺序上，是先写收（寄）信人的姓名（名称），第二行写住址的门牌号、街名，第三行写城镇名称及所在地区的邮政区码，第四行写州名、国家名称。我们所熟悉的汉语信封写法和这就大不一样了。需要注意的是，我国由国内发往国外的信件，邮电部门规定有统一的外函信封。

　　其要求是，信封的正面写收信人名址，背面写寄信人名址。收信人名址应用英文书写，寄信人名址除国名用英文书写外，均用中文书写。

　　（2）信头。商贸英文书信与中文书信不同的一个特点是，在信纸的开头必须首先写上信头，即寄信人的名址和写信日期。而在中文信件中，这一部分是放在书信的末尾的。这是英文书信的固定格式。通常，信头写在信纸的右上角，先写寄信人名址（与信封上写法一样），再写写信日期。但也有写在信纸正上方和左上角的。如：

　　例一：

　　150KensingtonRoad

　　Brooklyn，NewYork12②，N．Y．③

　　June101985

　　例二：

　　Established1900

　　TELEPHONE：CHICAGOENVELOPECOMPANYCABLEADDRESS：

　　CALUMET42512901-2917INDIANAAVENUEENVELOPECHICAGO

　　Ref．No．CHICAGO，ILLINOISCODESUSED：

　　March161982ALLCODES

　　RENTLEY’SPREFERRED

　　注：实例中央上面Established1900是指该公司创立于1900年。因公司的历史悠久，可证明公司的信用良好，所以常常被采用。中间大写的是公司名称“芝加哥信封公司”和公司所在地“伊利诺斯州，芝加哥市印地安街2901-2917号”。左边的细小字（Telephone）是电话号码，Ref．No（等于CorrespondenceReferenceNo．）是“信件编号”，其用途是便于索引，按此号码可将信件归案存档，因而又可称为“索引号码”。右边的细小字（CableAddress）电报挂号，用于发收电报。这个公司只有“ENVELOPECHICAGO”二个字就够了，其手续费和电报费均能节省。（CodesUsed）即“使用电讯密码簿”。（AllCodes，Rentlev’spreferred）即“在所有密码簿中，请选用（Rentley）密码簿”。

　　例三：

　　17．PhilpotLane，London，E．C．①3，

　　25April，1991

　　写信头还需要注意的一点是，在写日期时，要区分开英国习惯和美国习惯。如1995年5月2日，按英国习惯，应写为“2ndMay，1995”按美国习惯是“May2，1995”。

　　（3）收信人名址。与信封上的收信人地址相同，一般写在信纸的左上部，即在寄信日期下隔二行起写。如：

　　Messrs．Allen＆Son（1919）Pty，Ltd．，

　　155，FlindersLane，

　　Melbourne，C．①1．

　　Australia

　　March16，1991

　　Messrs．Smith＆James，Inc．

　　500NortonBldg．

　　Seattle4，Wash

　　U．S．A

　　写收信人地址特别要注意的是，不仅要详细，而且必须按照收信人自身所固定的写法来写，不能随意改变，因为职业、职位不同，以及在不同的国家，其头衔、区域的写法是完全不一样的。

　　（4）称呼。商贸英文书信称呼的写法与中文信件的写法也是不一样的。这里所指的称呼，相当于中文书信“敬启者”，例如：DearSirDearsirs，

　　DearMadam，DearLadies，

　　Gentlemen：DearMesdames，

　　DearSirandMadam，LadiesandGentlemen：

　　在不同的信件中，称呼是多种多样的，但最常见的不外是Gentlemen（美国式）和Dearsirs（英国式）二种。可见，在商贸英文书信的称呼中，由于在“称呼”前已专门有收信人名址一栏，所以一般不再写收信人的姓名，通常就写Dearsirs或Gentlemen即可。只有在双方关系较为密切时，才加上人名，如DearMr．Small。在这里，DearSirs就相当于中文信件的“敬启者”之类的礼节性用语，是公文中常用的，不宜直译为“亲爱的先生”。另外，由于英、美习惯的不同，还要注意在“DearSirs”之后，通常用“，”号，而美国式“Gentlemen”之后，则应用“：”号。

　　（5）正文。这是一封信的核心部分。写作要求是要做到五个“C”，即礼貌（Courtesy）、简洁（Conciseness）、明了（Clarity）、正确（Correctness）和完整（Completeness），以准确表达自己的商贸意图。正文应从称呼下一行开始写，信纸在左右两边都要留约一寸宽的空白，以保持书信应有的齐整格式。同时，一封信要按内容分成几段，不要把一封长信写成单独的一段。为了明确起见，商贸英文书信常将各段加上编号或以每段之间加空行来分隔。但要特别注意的是，商贸英文书信原则上应符合“一事一信”的要求，即一封信原则上只谈一件事或主要只谈一件事，不要把几件事放在一信内叙述，以利于所谈事情能及时得到处理。

　　（6）结束语。是指在正文之后，签名之前所使用的客套用语，一般在正文最后一行的下一行或空一行书写。常用的客套语是：Yourstruly（你的真诚的），Yourssincerely（你的忠诚的）Yoursfaithfully（你的忠实的），等等。

　　在需要特别礼貌或带有特殊的官方性质的信件中，还可用YoursmostCordially（你的最真诚的）或Yoursrespectfully（你的恭顺的）等。

　　（7）签名。是指写信人在书信的末尾用钢笔签上个人名字或公司名称，相当于我国的签字盖章。在商贸英文书信中，签名通常要占三至四行，第一行常用作公司名称，全部要用大写；第二行用于个人签字，通常是既有签名，又有打印名，以便易于辨认签名；第三行常用于签名人的头衔。例如：Yourstruly，

　　FIDELITYTRADINGCO．ING．

　　（签名）

　　H．B．Haslehurst

　　GeneralManager

　　Verytrulyyours，

　　I．T．INPORMATION

　　（签名）

　　DirectorhoseM．Net

　　Verytrulyyours，

　　UNITEDEXPORTERSCOMPANY

　　（签名）

　　MaxdeHes

　　Verytrulyyours，

　　LEWERS＆COOKE，LIMITED

　　（签名）

　　E．W．Twelmeyer

　　PurchasingDepartment

　　Verytrulyyours，

　　STERN，MCRGENTHAU＆CO．，INC．

　　（签名）

　　EdwardN．Megay

　　MachineryDivision

　　在商贸英文书信中，即使是对认识的收信人，也要签上全名，即使信是打印的，也要亲自签名。在签名后打印上写信人的职务是很重要的，这是告诉对方你有处理信中所谈事务的权威。

　　商贸英文书信除了信头、收信人名址、称呼、正文、结束语和签名外，有的信还要注明收发信编号，载入特别注意事项，如注意事项或特别指定阅信人、书信主题、附言和附件等（当然这些都不是必需的，可视情况而定。），都有其固定的位置。如下图：

　　发文编号

　　收文编号

　　信头

　　日期

　　收信人名址

　　特别指定阅信人

　　称呼

　　书信主题

　　正文

　　结尾

　　签名

　　附件