运用现代科技手段打造规范管理平台

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运用现代科技手段打造规范管理平台

法律快车官方整理更新时间： 2020-04-29 14:18:59 人浏览

导读：

核心提示：应用先进的信息处理技术和计算机网络技术开发自动化办公软件，以改变效率低下的传统管理模式，提升规范管理的科技含量，提高办案的质量和效率，应当成为仲裁“二次创业”和机构规范化建设深入推进这一新的历史发展阶段研究实施的重要课题。随着仲

核心提示：应用先进的信息处理技术和计算机网络技术开发自动化办公软件，以改变效率低下的传统管理模式，提升规范管理的科技含量，提高办案的质量和效率，应当成为仲裁“二次创业”和机构规范化建设深入推进这一新的历史发展阶段研究实施的重要课题。

随着仲裁事业的发展和案件的不断增加，对仲裁机构的规范化建设和办案的质量效率管理提出了更高的要求。在案件审理和机构内部管理等信息和实务处理工作量与日俱增、信息化、自动化办公管理己进入各行各业的情况下，如果我们还是以逐级汇报、定期检查、呈卷审批、纸质作业等为主的传统方式进行管理，已难以适应形势发展的需要，并显现管理模式的滞后。因此，应用先进的信息处理技术和计算机网络技术开发自动化办公软件，以改变效率低下的传统管理模式，提升规范管理的科技含量，提高办案的质量和效率，应当成为仲裁“二次创业”和机构规范化建设深入推进这一新的历史发展阶段研究实施的重要课题。
　　
基于以上认识，我们紧密结合仲裁工作的特点，进行了自动化办公软件开发应用的开发探索，经几年的努力，基本形成了一个以办案流程管理为主、内部制度综合管理等兼顾的综合性软件管理系统。主要内容有： 1 、办案流程管理，包括立案登记的数据输入和查阅，仲裁收费的自动计算、仲裁部领导在网上进行立案审批和办案秘书的指定等；再依次在网上进入收费审核、组庭、开庭、评议、裁决文书审核、案件报结归档以及财产保全、鉴定、审限提示等多层面的计算机管理。 2 、仲裁员管理，包括仲裁员的基本信息，经办案件的“三率”情况，担任首席或边裁的次数、是选定或指定的情况，未结案件的数量和进展，有无违纪违规等情况等形成仲裁员管理的计算机数据库。 3 、办案秘书管理，可在网上随时了解办案秘书经办个案的进展情况及任一时间段的办案数量、效率、平均结案时间、开庭次数、案件归档等情况，为岗位考核提供客观完整的数据； 4 、人事管理，主要为工作人员的履历档案的计算机管理、记录和查阅；5 、财务管理，包括仲裁费和其它财务收支的管理、仲裁员报酬的自动计算和审核，仲裁员报酬发放情况的查阅，工作人员的工资报酬管理等； 6 、资产管理，单位所有固定资产的来源、价格、型号、去向、使用管理人等信息的管理； 7 、车辆管理，包括车辆的基本情况，保险、检审的期限、维修情况、里程和油耗、违章记录等； 8 、文件管理，包括收发文件的记录，本单位文件的起草、网上审批和存档管理，可随时查阅某一文件的起草、审核、签发时间和内容等； 9 、统计报表管理，只要轻点鼠标，即可准确、迅速取得设定所需的统计数据，包括收案情况、案件类型分析，案件审理情况的自动统计分析等； 10 、档案管理，从立案开始在计算机上自动组卷，结案后形成完整的电子档案；11、短信管理，软件可根据发出副本时间、组庭时间、开庭时间等自动设定组庭、审限和开庭的时间，并向办案秘书和仲裁员发出手机短信提示；12、审限管理，自立案或组庭日起，软件可根据适用简易程序或普通程序的不同提示应结案的时间，对需鉴定评估的案件自动扣除相应期限。另还有信息查阅的分级权限管理、工作日志管理，软件程序增删管理等多层面的梯级管理项目。以上多种管理的综合，使办公软件具有较广的涵盖面和较强的应用性，使之形成一个综合管理的平台。

自动化办公软件开发应用的实践，使我们感受到应用信息技术对工作带来的便利和管理层次的提升，具体来说，可概括为具有“ 四个化 ”和八个方面的功效。 [page]

所谓“四个化”，是指工作动态信息化，办案流程自动化，办公方式无纸化，文档管理电子化。

一、工作动态信息化，指对机构工作的动态信息的计算机管理和共享，使各级领导和相关工作人员可以非常方便地在网上即时查阅列入软件管理的任一“点、面、人、类”的实时信息和相关数据，而无须通过逐一汇报、专项统计、书面报告、会议汇总等方式去了解。点，指个案或某个工作点的情况：诸如个案当事人和代理人的基本情况、收结案的时间，争议标的，争议焦点，仲裁庭的组成人员、办案秘书、结案方式，办案时间及或现时进入组庭、开庭、评议、归档等阶段点上的案件情况；面，指某一时间段的总体情况：例任一时间段的收案总数，标的额、已结案件的“三率”比例，各种案件类型的比率，平均结案时间，本地案件和外地案件的情况，分支机构收案情况，财产保全、公告、鉴定案件的数量等。人，指相关人员的情况：包括仲裁员、办案秘书的基本信息和经办案件的数量、质量、效率、有无违纪违规等情况，以及全体工作人员的履历。类，指某一类别的情况，软件可以根据需要设定分类统计项目，在几秒钟之内得出分类统计分析的结果。

二、办案流程自动化，指仲裁案件纸质文本中的全部信息，包括当事人诉请、提供的证据、办案形成的各种文书都可以转换成电子文本进入软件在内部网上流转，前一流程结束后只要轻点鼠标即可进入下一流程，有关案件的审核审批等，无须报送纸质卷宗材料而在网上直接完成。

三、办公方式无纸化，指办公 ( 办案 ) 形成的日常文书和审批文件，可由电脑根据指令自动生成和打印，无须纸质书面作业。已输入软件的有关信息诸如当事人名称，住所、案号等可在各种通知书、送达回证上共享而无须逐一填入。

四、文档管理电子化，即案件审理形成的全部材料，可以用电子档案存档，或刻录成光盘永久保存。案件的查阅，无需调取纸质案卷。
　　
根据软件的作用，可以归纳具有以下八个方面的功效：

一、综合管理的平台

即办公软件的开发不仅应用于办案流程的管理，还可以将内部管理的有关规章制度尽可能汇总纳入进行计算计管理，使之形成日常管理与办案管理相结合的综合管理平台。
　　
二、程序操作的规范

办公软件是根据内部规章制度的要求和仲裁规则规定的程序设计，每个环节都要求完整准确地输入相关信息，按规范操作，前一流程工作不到位，不能进入下一程序。因此，对工作人员无论是制度意识或程序意识的培养、实际操作的规范并保证案件的质量都具有现实意义。
　　
三、科学决策的工具　

软件中各种信息库的建立和分类统计分析等功能，为领导科学决策和工作方案的优选提供依据。例仲裁员数据库的建立，可以非常方便地了解每个仲裁员的业务专长、经办案件、办案“三率”、有无违规行为等，为仲裁员的指定和考查提供帮助等。 [page]
　　
四、实时动态的反映　

每个案件的基本情况，某一时间段收、结案的有关数据，当前某个仲裁员、办案秘书手头的未结案及某一案件现所处的程序阶段，距审限的时间，结案后有无及时归档；财务收支情况，现有资产、车辆使用维修使用情况，工作人员档案，本会收发的各种文件信息和详细内容等静态、动态信息都可即时反映。便于各级领导和相关工作人员随时掌握情况和应对问题。
　　
五、督促检查的窗口　

由于软件能实时反映相关各项工作和个案的进展等功能，因此，可在网上随时对各部门和办案人员的工作情况进行督促检查。例仲裁庭及办案秘书在案件程序推进上是否及时，审限是否临近等可在软件上随时检查，并可在局域网上发出督促的指令。办公软件与手机短信提示功能的结合，可以避免人为遗忘对办案进程的影响。
　　
六、历史记录的载体　

软件可以对所有输入的信息自动存档，形成计算机数据库，客观真实地记载机构运作和案件审理的历史轨迹和详细信息。
　　
七、岗位考核的依据　

领导布置的工作是否及时完成，办案程序推进是否及时，数据输入是否准确，仲裁员、办案秘书的办案数量、质量、效率；财务、资产、车辆、档案的管理是否到位等都能在软件中反映，故它同时是对相关人员进行岗位目标考核的重要依据。
　　
八、高效办案的工具　

由于软件具有信息共享、常用文书自动生成和打印、网上审批、统计报表自动生成等功能，使原手工操作的繁琐工作可在瞬间完成，从而大大提高工作效率。而且软件还具有远程操控功能，凡是有互联网或“三G”信号的地域，都可以遥控进入工作状态。

自动化办公软件是现代办公管理发展的客观要求和发展方向，也是机构规范化建设的重要组成，它对于提高机构的管理层次和工作效率具有重要的意义和作用。当然，它的作用也并不是万能的，且其本身需要根据科技的发展和实践不断充实和完善。在此，希望与同行们共同研究探讨。

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