PM谈“开会”
导读:
项目在进展过程中,会召开无数个会议,这些会议有大有小,有轻有重,有时你是配角,有时你是主角。项目在进展中大部分的会议你都是主角,所以,会开会很重要。否则可能会开了不少,问题确没解决,最后还导致大家都患上了恐会症。既然你是主角,那么你对会议就有绝对的控制力。所以,你就要做如下准备了:
1、会议一定要有非常明确的目的性。召开会议到底要解决什么样的问题,一定要非常明确,而且,这个问题一定要务实,不要大而空,更要符合团队当前的解决能力。
2、会议议题确定后,就是召集人员了,一定要召集与会议有直接关系人员,通常会有三种角色:审定人员、参与讨论人员和旁听人员。而且还要明确每个人员在会议中的职责。
3、会议一定要有结论,哪怕不是一个最好的解决方案。会议前,就要将会议的结论考虑好,有很多情况会导致会议无法形成统一意见,这个时候,就要发挥你PM的作用了,将你事先相好的解决方案提出来,进行简短讨论,再无其他的方案下,按照此方案执行。
4、“会议既要”很重要,大家都可能会注重会前准备,但可能不一定都注重会后的既要和总结。一定要有既要和总结,要总结一下是否这个会议达到了目的,如果没达到下一步改怎么办,如果达到了,是否应该将此会议内容作为规范或其他什么的进行补充。如果忘了,可能过两天还要再开一次同样的会议,呵呵。
其他建议:
1、会议议题不明确或暂无结论的情况下,会议很容易跑题,所以,一定要控制这种情况,要不中断会议休息,要不提出你实现考虑好的解决方案,不要变成座谈会。
2、提高参会人员的责任感,会议前要考虑参会人员在会议中的职责,适时的给予机会发言,或调动此人员参与进来进行讨论,不要让其感觉与己无关,只要这个人员不发言,他就不会有与己相关的感觉。
3、实际并非每个会议的议题都由PM召集和提前准备确认,通常都会已经有人员提出了解决方案,只是通过会议这样的一种沟通方式进行最终确认,所以,这个时候你一定要保护方案的提出人员。因为,这个人员很容易的就成为了会议的靶子,被人批,所以要保护,要鼓励,否则以后大家谁都不会提解决方案了,都推给你了。
4、很多情况下,会议是一个议题过渡到另外一个议题,这样参会的人员就会不同,至少角色会不同,一般都会把人员都召集过来,通过一个会议解决,如果是这样,那就尽量缩短会议时长,这种会议不适合讨论,如果要讨论那就提前通过小会解决,这种会议,只是公布结论,或通告。
5、适当的时候,可以通过会议进行大范围的讨论,解决问题不在主要,而是要创造大家和睦工作的气氛,很多情况下,一个好的、积极向上讨论会,会增加团队的凝聚力和战斗力。
会议是一个与大部分沟通,核心人员商榷,你自己做决定的过程。
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